El primer mes con un software de alquileres, paso a paso

La pregunta que más me hacen antes de decidirse no es el precio: es cuánto tiempo van a perder mudándose. Es una preocupación razonable, porque la cartera no se puede parar: los inquilinos pagan igual mientras vos ordenás. Esto es lo que pasa realmente el primer mes, con los tiempos que lleva de verdad.

¿Por dónde se empieza?

Por la fecha de corte, y conviene que sea el día 1 de un mes. No arranques a mitad de mes: vas a terminar con medio período en la planilla y medio en el sistema, y cuando tengas que armar la liquidación no vas a saber de dónde sacar el número. Elegí el mes que viene como corte y, hasta que llegue, seguí trabajando como siempre.

¿Qué datos necesito tener antes de migrar?

Por cada contrato: la dirección de la propiedad, quién es el inquilino y quién el propietario, el monto actual del alquiler, las fechas de inicio y fin, el índice de ajuste y cada cuánto ajusta, la fecha del último ajuste aplicado y tu porcentaje de honorarios. El dato que más falta es la fecha del último ajuste: sin eso el sistema no sabe cuándo toca el próximo, que es justo la función por la que estás cambiando. Si no lo tenés anotado, sale del último recibo.

¿Cómo se pasa la cartera sin cargarla a mano?

Si la tenés en Excel, se importa: se acomoda la planilla al formato que espera el importador y entra toda junta. Esa es la parte que más miedo da y la que menos trabajo lleva.

Lo que sí lleva tiempo es lo de antes: ordenar la planilla. Si venís arrastrando columnas de años, con contratos vencidos mezclados con activos y direcciones escritas de tres formas distintas, eso hay que limpiarlo. Para dar una referencia real: yo cargué mi cartera entera a mano, contrato por contrato, y me llevó unas dos horas, una sola vez. Y fue antes de que existiera el importador — hoy, con la planilla ordenada, esa tarde no la hacés.

¿Qué hago con los contratos vencidos y los saldos viejos?

Los vencidos no se migran. Pasar todo por las dudas es tentador y es un error: te llenás el sistema de ruido y encima podés terminar pagando un plan más caro por contratos que no administrás. Si necesitás la historia, guardá la planilla vieja en un archivo. Los saldos abiertos sí van: si un inquilino te debe dos meses al momento del corte, eso se carga como deuda desde el arranque; si no, el sistema arranca pensando que está al día.

¿Conviene trabajar en paralelo el primer mes?

Sí, un mes y no más. Cargá todo en el sistema y seguí manteniendo la planilla en paralelo durante el primer ciclo completo de cobranza. Al cierre compará los dos totales: lo que cobraste según la planilla y lo que dice el sistema. Si dan igual, la migración salió bien y podés archivar la planilla tranquilo. Ese cotejo es el paso que más gente se saltea y el único que te da certeza: lleva media hora y te ahorra la duda de todo el año.

¿Qué es lo primero que se nota?

Los avisos de cobranza. Es lo que se repite más veces y donde el ahorro se ve el primer mes: en vez de escribir cada mensaje copiando el monto de una celda, la pantalla te los arma todos con el detalle y el alias adentro. Lo segundo, un poco después, son los ajustes: el sistema te avisa qué contratos tocan este mes en vez de que tengas que acordarte vos.

¿Y si me arrepiento?

Te llevás tus datos. Antes de contratar cualquier sistema, este o cualquier otro, preguntá cómo se exporta la cartera completa y en qué formato. Si la respuesta es vaga, esa es toda la respuesta que necesitás. En Llavego la exportación está en la configuración de tu propia cuenta, y la baja también: no hay que pedir permiso ni escribirle a nadie.

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