Dejé Excel para administrar alquileres: qué cambió

Soy martillero y corredor público, matriculado en la provincia de Buenos Aires, y administro alquileres en Balcarce. Durante dos años llevé toda la cartera en una planilla de Excel. Este artículo es sobre por qué la dejé y sobre las cosas que se rompían sin que yo me enterara.

Lo escribo porque cuando estaba por dar el paso no encontré ningún relato así: sólo páginas de proveedores explicando por qué su producto era buenísimo.

La planilla no falla el día que te das cuenta

Mi planilla funcionaba. Tenía una fila por contrato, columnas para el mes y fórmulas para el ajuste. La conocía de memoria: si me preguntabas por la ficha de calle 33 al 800, te contestaba sin abrirla.

El problema no era la planilla: era todo lo que la planilla no hacía. Los recibos los armaba a mano, uno por uno. Las liquidaciones a propietarios, también. Los avisos de cobranza los escribía en WhatsApp copiando el monto de una celda. Cada uno de esos pasos era una oportunidad de equivocarme.

¿Qué falla realmente en una planilla de alquileres?

No falla de golpe: se va poniendo pesada hasta que un día trabajás para ella. A mí me pasaron tres cosas, en este orden. Perder media hora de trabajo por no guardar los cambios. Que la planilla se hiciera tan larga que ya no encontraba nada. Y tener que marcar a mano, contrato por contrato, qué mes le tocaba aumentar.

La tercera es la que más bronca da, porque la planilla no te avisa nada: si te olvidás de marcar un ajuste, el aumento simplemente no se cobra, y no te enterás hasta que el propietario hace la cuenta. Eso es lo peor de una planilla. No te avisa cuando está mal: te devuelve el número equivocado con la misma cara que el correcto.

¿Cuánto tiempo se lleva de verdad?

Dos horas por día. No por mes: por día. Ese era el tiempo que me llevaba tener las fichas en orden — actualizar montos, marcar los ajustes que tocaban, revisar quién había pagado y dejar todo listo para poder contestar cuando alguien preguntara. No cuento ahí los recibos ni las liquidaciones, que iban aparte. Sólo mantener la planilla al día.

Hoy esa misma tarea me lleva dos minutos. Literal: entro, miro la pantalla y ya sé qué contratos ajustan este mes y quién debe. No es que el sistema escriba más rápido que yo; es que no hay que escribir nada.

¿Por qué terminé construyendo el sistema en vez de comprar uno?

Porque probé varios y me pasó siempre lo mismo: las cargas eran eternas. Formularios larguísimos, con un montón de datos, y varios de ellos obligatorios. Si no los completabas, no te dejaba avanzar. Datos que en la vida real de una inmobiliaria muchas veces no tenés a mano, o que directamente no aplican a ese contrato.

Eso te frena en seco. Estás intentando cargar tu cartera para empezar a trabajar y el sistema te obliga a completar campos que no te importan antes de dejarte hacer lo único que querías hacer.

Por eso Llavego está armado al revés: te pide lo mínimo para que el contrato funcione y lo demás lo cargás cuando lo tengas. Podés dar de alta un contrato con lo esencial y seguir. Si después querés sumar los datos del garante, los archivos o el detalle que sea, están ahí esperándote, pero no te bloquean la entrada.

Lo otro que necesitaba era específico de Argentina: que trajera el ICL del Banco Central solo, que calculara la mora por día, que armara el aviso de WhatsApp con el monto y el alias adentro, y que emitiera la factura de mis honorarios ante ARCA con mi CUIT. Llavego nació adentro de una inmobiliaria en actividad, no en una empresa de software, y se nota en el orden de las cosas.

¿Cuánto me llevó pasar toda la cartera?

Unas dos horas, una sola vez. Ese fue el precio de entrada completo: una tarde cargando los contratos y listo. Y eso fue cargándolos a mano, porque en ese momento el importador de Excel todavía no existía — lo agregué después, justamente para que nadie más tuviera que hacer esa tarde. Hoy, si tenés la cartera en una planilla, se importa.

¿Qué cambió, concretamente?

Lo primero, y lo que menos esperaba: dejé de tener la cabeza ocupada. Antes vivía con la sensación de que algo se me estaba pasando, porque efectivamente se me podía estar pasando. Ahora el sistema me avisa qué contratos ajustan este mes y no tengo que acordarme de nada.

Lo segundo: los propietarios dejaron de llamar para preguntar. Cuando la liquidación llega con el detalle de qué se cobró y qué se descontó, la conversación no existe. Lo tercero: dejé de discutir los aumentos. Cuando el cálculo del ICL sale del sistema y le podés mostrar al inquilino de dónde salió cada número, la discusión se termina antes de empezar.

¿Vale la pena si tengo pocos contratos?

Depende de cuántos. Por debajo de diez contratos la planilla te alcanza y cambiar es gastar plata en un problema que todavía no tenés. De ahí en adelante el tiempo que te come vale más que cualquier abono. Lo desarrollé aparte porque es la pregunta que más me hacen.

¿Con cuántos contratos conviene dejar Excel? →

¿Cuánto tarda la mudanza?

Menos de lo que da miedo. Si tenés la cartera en Excel se importa, y esa es la mayor parte del trabajo. Lo que sí lleva tiempo es ordenar la planilla antes. Conté el primer mes completo en otra nota, con lo que conviene hacer en paralelo y dónde se traba la gente.

Qué pasa el primer mes, paso a paso →

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