¿Con cuántos contratos conviene dejar Excel? La cuenta

La respuesta corta: por debajo de diez contratos la planilla alcanza, y a partir de veinte el sistema se paga solo. Entre diez y veinte depende de cuánto vale tu hora y de cuánta tolerancia tengas al error. Abajo está la cuenta completa, para que la hagas con tus propios números en vez de creerme.

Aclaración de origen: esto lo escribe Llavego, que vende uno de esos sistemas. Por eso la cuenta va con la fórmula a la vista y con el caso en que la respuesta es quedate con Excel.

¿Cuánto tiempo se lleva la administración manual?

Lo que se lleva el tiempo no es cargar contratos: es lo que se repite todos los meses. Por cada contrato activo hay un aviso de cobranza, un recibo cuando paga y el control de si pagó o no; cada dos o tres contratos, además, una liquidación a un propietario. Con tiempos de oficina razonables —tres minutos por aviso, cuatro por recibo, quince por liquidación— una cartera de 30 contratos da alrededor de ocho a diez horas por mes de trabajo puramente mecánico. Es una estimación ilustrativa con esos tiempos, no un relevamiento.

¿Cómo hago la cuenta con mis números?

Tres pasos. Uno: cronometrate un mes, no lo estimes de memoria, porque siempre da menos. Anotá cuánto tardás en mandar los avisos, hacer los recibos y armar las liquidaciones de un ciclo completo. Dos: poné cuánto vale tu hora; si no lo tenés claro, dividí lo que te deja la inmobiliaria por mes entre las horas que le dedicás. Tres: multiplicá y compará contra el abono. Si el resultado de las horas es mayor que el abono, el sistema se paga con tu propio tiempo, sin contar ningún otro beneficio.

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¿Y si mi tiempo no me lo pago a mí mismo?

Es el razonamiento que más veo y el que más caro sale. Esas horas existen igual: son horas que no estás usando para captar propiedades, mostrar, cerrar operaciones ni atender propietarios. En una inmobiliaria chica el cuello de botella nunca es la capacidad de administrar: es el tiempo del dueño.

¿A partir de cuántos contratos se nota?

Alrededor de veinte, y el motivo es que el trabajo no crece parejo. Con diez contratos te acordás de todo de memoria: sabés quién paga tarde, cuándo ajusta cada uno y quién debe. A partir de veinte dejás de acordarte, y ahí aparecen los errores que no se ven: el ajuste aplicado un mes tarde, el aumento que no se cobró, el contrato que se venció sin aviso. Ese es el punto real de quiebre. No es el volumen: es el momento en que tu memoria deja de alcanzar.

¿Cuándo conviene quedarse con Excel?

Cuando administrás menos de diez contratos, todos con el mismo índice y la misma fecha de ajuste, y no necesitás emitir factura por tus honorarios. En ese escenario la planilla es gratis, la conocés y te alcanza: cambiar es gastar plata para resolver un problema que todavía no tenés. También conviene esperar si estás por hacer un cambio grande en el negocio: mudá la administración cuando el negocio esté quieto, no en el medio de otra cosa.

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¿Y el costo del error?

Es el que no aparece en ninguna cuenta y suele ser el más caro. Un ajuste por índice aplicado un mes tarde no se pierde una sola vez: se arrastra por todo el contrato, porque cada mes siguiente parte de una base equivocada. Una liquidación con un número mal copiado se paga en la confianza del propietario, que es lo que sostiene la cartera. No hace falta ponerle un número: alcanza con preguntarte cuántos podrías estar cometiendo hoy sin enterarte.

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