Cómo cambiar de software de alquileres sin perder datos

Cambiar de sistema da miedo por una razón concreta: la cartera de alquileres es el negocio, y perder un contrato, un saldo o una fecha de aumento en el camino cuesta plata y confianza. Bien hecho, el cambio lleva una tarde de preparación y un mes de convivencia. Estos son los pasos.

¿Qué tengo que exportar del sistema viejo?

Antes de dar de baja nada, sacá todo lo que vas a necesitar: listado de contratos activos con fecha de inicio y fin, monto vigente, índice y frecuencia de ajuste, fecha del próximo aumento; datos de propietarios (con CBU o alias) e inquilinos (con teléfono); garantías; saldos pendientes y deudas en mora; y los recibos y liquidaciones de los últimos meses en PDF. Pedí la exportación en Excel o CSV: un sistema serio te la da sin vueltas. Si no te la dan, es la mejor razón para irte.

¿Cuándo conviene hacer el cambio?

Después de cerrar un mes, no en el medio. Lo ideal es terminar de cobrar y liquidar el mes en el sistema viejo y arrancar el siguiente en el nuevo. Así no quedan pagos a medio registrar en dos lugares. Evitá además el mes en que tenés muchos aumentos juntos: mejor estrenar el sistema con un mes tranquilo.

¿Cómo cargo la cartera en el sistema nuevo?

Con una planilla, no a mano contrato por contrato. Ordená lo exportado en el formato que pida el sistema nuevo (propietario, propiedad, inquilino, contrato con su índice y monto) y subilo de una vez. Después revisá contrato por contrato los tres datos que más se equivocan al migrar: el monto vigente, la fecha del próximo aumento y el índice. Un error en cualquiera de los tres se nota recién cuando le cobrás mal a alguien.

¿Qué pasa con las deudas y la mora que ya existen?

Cargalas como pagos pendientes del mes que correspondan, con su vencimiento original, para que la mora se siga calculando desde la fecha correcta. Si cargás la deuda como si venciera hoy, le estás perdonando los días de atraso al inquilino sin querer.

¿Cómo reviso que todo quedó bien?

El primer mes, compará: el total a cobrar del mes en el sistema nuevo contra lo que habrías cobrado en el viejo, y la liquidación de dos o tres propietarios hecha en los dos lados. Si los números coinciden, podés soltar el sistema viejo. Guardá igual el archivo exportado: es tu respaldo histórico.

Leer: el primer mes con un software de alquileres, paso a paso

¿Y si vengo de Excel?

Es el caso más común y el más fácil: la planilla ya es tu exportación. Sólo hay que acomodar las columnas al formato del sistema nuevo. En Llavego se importa la cartera desde una plantilla de Excel que te da el propio sistema, y antes de grabar muestra una vista previa con las filas que tienen errores. Lo que ya estaba cargado no se duplica.

Y para el día que quieras irte: Llavego exporta todos tus datos cuando quieras y no tiene permanencia. Un sistema que no te deja salir con tus datos no te está cuidando.

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