Recibo de alquiler: qué tiene que decir y modelo en PDF

Un recibo de alquiler sirve como prueba de pago sólo si dice tres cosas: qué período cancela, qué conceptos incluye y que con eso la obligación de ese mes quedó saldada. Un papel que dice "recibí $500.000" no prueba nada: prueba que entró plata, no que el mes está pagado. Acá abajo está el modelo listo para descargar, imprimir y completar —viene con original y duplicado en la misma hoja— y después el detalle de qué lleva cada campo y qué errores lo dejan sin valor.

Descargar el modelo de recibo en PDF (gratis)

¿Qué datos tiene que tener un recibo de alquiler?

Los que permiten reconstruir, meses después y sin acordarse de nada, qué se pagó y por qué. Van: quién emite el recibo (la inmobiliaria o el propietario, con matrícula y CUIT si corresponde), el número de recibo, el período que cancela expresado como mes y año, la dirección de la propiedad, el nombre y documento del propietario y del inquilino, la fecha de pago y la de vencimiento, el detalle de conceptos con su importe, el total abonado, la forma de pago y la firma de quien recibe. Parece mucho hasta que hace falta uno de esos datos y no está.

El período y la leyenda de cancelación: lo que casi siempre falta

Son los dos campos que convierten un comprobante de cobro en una prueba de pago, y son justamente los que más se omiten. El período tiene que decir el mes y el año, no "el mes en curso": un recibo fechado el 3 de octubre puede estar cancelando septiembre o octubre, y esa ambigüedad es exactamente la que después nadie puede resolver. Y la leyenda de cancelación es la frase que dice que con ese pago la obligación del período queda saldada. Sin ella, el inquilino tiene el comprobante de que entregó plata pero no de que no debe nada.

El detalle de conceptos, uno por uno

Un recibo por el total y sin desglose es una discusión esperando a pasar. Conviene abrir el alquiler, las expensas, los servicios que se cobren con él —agua, luz, gas—, las reparaciones que se hayan acordado, los intereses por mora si los hubo y cualquier concepto adicional, cada uno con su importe. El motivo es práctico: cuando el inquilino pregunta por qué este mes pagó más, el desglose responde solo. Y cuando hay que rendirle al propietario, los números ya están separados y no hay que reconstruirlos.

Los pagos parciales merecen su propia línea. Si el inquilino paga una parte, el recibo tiene que decir que es un pago parcial y cuánto queda debiendo, porque un recibo que no lo aclara se lee como cancelación total del período. Es un error chico de redacción con una consecuencia grande.

¿Y si el contrato es en dólares?

El recibo tiene que dejar constancia de tres datos juntos: el importe en dólares, la cotización que se aplicó con su fuente, y el importe en pesos efectivamente recibido. Con esos tres el recibo se sostiene solo; sin ellos, dentro de seis meses nadie va a poder decir si ese mes se pagó completo o quedó una diferencia. Es el mismo criterio que vale para la mora: dejar escrito no sólo el número, sino de dónde salió.

Cómo se arma un contrato de alquiler en dólares →

¿El recibo de alquiler es lo mismo que la factura?

No, y confundirlos trae problemas. El recibo acredita que el inquilino pagó el alquiler del período: es el comprobante de la relación entre inquilino y propietario. La factura es un comprobante fiscal que la inmobiliaria emite por sus honorarios de administración, o que el propietario emite si su situación fiscal lo exige. Son dos papeles distintos, con destinatarios distintos y obligaciones distintas: emitir uno no reemplaza al otro. Si tenés dudas sobre qué comprobante fiscal te corresponde emitir, eso se consulta con un contador.

Los errores que dejan un recibo sin valor

Los cuatro que más se repiten: no numerarlos, con lo cual no hay forma de detectar si falta uno; no dejar copia, y entonces la administración no tiene respaldo de lo que entregó; escribir "a cuenta" sin aclarar a cuenta de qué; y entregarlo sin firma. A eso se suma el más silencioso de todos: emitirlos con números que se repiten o se saltan, porque cada duplicado es una discusión potencial. Por eso el modelo de acá arriba trae original y duplicado en la misma hoja, para cortar por el medio: uno queda firmado para el inquilino y el otro para la administración.

Cuándo el modelo en papel deja de alcanzar

El modelo sirve perfecto para uno, cinco o diez alquileres. El problema aparece con volumen: numerar a mano sin repetir ni saltear, guardar los duplicados de todos los meses, y sobre todo recalcular cada recibo cuando el alquiler se actualizó por índice o cuando el mes trae mora. Ahí el papel deja de ser una solución y pasa a ser el trabajo.

En Llavego el recibo sale del pago que ya cargaste: se numera solo, trae el período y los conceptos desglosados —alquiler, expensas, servicios, mora, descuentos—, respeta la moneda del contrato y sale en PDF listo para mandar por WhatsApp. Sin recalcular nada y sin duplicados. Podés verlo emitir recibos con datos de prueba, sin registrarte y sin dejar ningún dato.

Ver cómo emite recibos, en la demo

Y si lo que te falta no es el recibo del inquilino sino la rendición al propietario, que es el otro papel del mes, está explicada acá con un ejemplo completo.

Cómo hacer una liquidación al propietario →